Pas de panique ! Nous sommes là pour vous aider et voici nos conseils pour bien ficeler votre évènement :
Déterminer le Format :
Objectif de l’Événement : Alignez le format avec l’objectif principal de l’événement. Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un atelier, d’un séminaire ou d’un événement de renforcement d’équipe, le format doit soutenir les résultats souhaités.
Préférences de l’Audience : Prenez en compte les préférences et les attentes de votre public cible. Sont-ils plus enclins à des ateliers interactifs, des présentations informatives ou des discussions en groupe ?
Niveaux d’Engagement : Équilibrez différents niveaux d’engagement. Incluez une variété d’activités telles que des discours d’ouverture, des sessions en petits groupes, des discussions de groupe et des ateliers pratiques.
Timing : Décidez de la durée de l’événement. Assurez un équilibre entre la présentation du contenu, les pauses et les opportunités de réseautage pour maintenir l’engagement des participants.
Création de l’Ordre du Jour :
Session d’Ouverture : Commencez par une session d’ouverture captivante qui donne le ton de l’événement. Cela pourrait inclure des discours de bienvenue, des présentations et un aperçu de ce à quoi s’attendre.
Discours Principaux : Mettez en avant des intervenants influents qui peuvent apporter des perspectives précieuses liées au thème de votre événement.
Sessions en Petits Groupes ou Ateliers : Proposez des sessions sur des thèmes ciblés pour répondre aux divers intérêts. Les ateliers interactifs ou les sessions en petits groupes encouragent la participation et l’apprentissage personnalisé.
Opportunités de Réseautage : Incluez des pauses de réseautage structurées ou des activités pour permettre aux participants de se connecter les uns avec les autres.
Pause Déjeuner et Rafraîchissements : Prévoyez du temps pour les repas et les pauses, en tenant compte des restrictions alimentaires et des préférences.
Discussions en Panel : Organisez des discussions en panel avec des experts sur des sujets pertinents pour encourager des perspectives variées et l’interaction du public.
Activités Interactives : Intégrez des activités engageantes telles que des exercices de renforcement d’équipe, des sessions de questions-réponses et des sondages interactifs pour maintenir l’engagement des participants.
Présentation ou Exposition : Si cela s’applique, prévoyez du temps pour présenter des produits, des services ou des projets liés à votre événement.
Divertissement ou Moment d’Énergie : Ajoutez du divertissement ou de courts moments d’énergie pour maintenir le niveau d’énergie et l’enthousiasme des participants.
Session de Clôture : Concluez par une session de clôture significative qui récapitule les points clés à retenir, exprime votre gratitude envers les participants et présente les prochaines étapes.
Flexibilité : Gardez de la flexibilité dans l’ordre du jour pour tenir compte des changements imprévus, des questions de l’audience ou des discussions spontanées.
Gestion du Temps : Allouez un temps approprié pour chaque activité, en tenant compte des transitions, des questions et des éventuels retards.
Retours et Adaptation : Collectez les retours des événements précédents, le cas échéant, et utilisez-les pour peaufiner l’ordre du jour. Soyez ouvert à l’adaptation de l’emploi du temps en fonction de l’engagement des participants et des retours pendant l’événement.
En prenant soin de considérer ces facteurs, vous pourrez créer un format et un ordre du jour bien structurés et engageants qui correspondent aux objectifs de votre événement et assurent son succès.
